体制図とは？例に合わせて正しい書き方を紹介

ビジネスの現場では、誰がどの役割を担い、どう連携しているのかを明確に示す「体制図」が重要です。新規プロジェクトの立ち上げ時や業務委託の場面では、関係者の位置づけや責任範囲を一目で把握できる体制図が、スムーズな業務遂行を支えます。

本記事では、体制図の基本から組織図との違い、よくある失敗例とその改善策、さらに正しい描き方や便利な作図ツール「EdrawMax」までをわかりやすく解説します。

1. 体制図とは？

体制図とは、プロジェクトや組織運営において、各メンバーの役割や責任範囲、上下関係などを視覚的に整理した図のことです。プロジェクトマネジメントや業務委託先との契約、外部ステークホルダーへの説明資料など、さまざまな場面で活用されます。特に複数部署や多様な専門職が関与するプロジェクトでは、誰がどの領域を担当しているのかを明確にすることが不可欠です。

体制図を導入することで、コミュニケーションの齟齬や役割の重複・抜け漏れを防ぎ、業務の効率化や責任の明確化が図れます。また、新たにプロジェクトに参加するメンバーにとっても、体制図を見れば全体像がすぐに理解できるため、スムーズな立ち上がりが期待できます。さらに、上層部や外部への報告資料としても有効で、視覚的に訴求力のある情報伝達手段として重宝されます。

2. 体制図と組織図に違いがあるの？

体制図と組織図は見た目が似ているため混同されがちですが、目的と内容に明確な違いがあります。

組織図は企業全体や部門ごとの階層構造を表現し、役職や部署間の関係性を長期的かつ恒常的な視点で整理するのに適しています。経営層から現場の担当者までの指揮命令系統を明示し、組織の全体像を示すための資料として使われます。

一方、体制図は主にプロジェクトや業務単位といった特定の目的や期間における構成メンバーの役割、責任範囲、連携関係を示すために作成されます。たとえば、新規プロジェクトの立ち上げや業務委託契約時に、誰がどの業務を担当するのか、どのような関係で連携するのかを可視化するために用いられます。

つまり、組織図が「恒久的な組織構造」を示すのに対し、体制図は「臨時または目的別の体制」を示すものです。体制図は状況に応じて柔軟に更新されるものであり、プロジェクトごとの役割分担や外部パートナーとの連携を明確に伝える上で欠かせないツールといえます。

3. 体制図の悪い例と良い例

体制図は視覚的に情報を伝えるためのツールですが、作り方を誤ると誤解や混乱を招く原因になります。特にプロジェクトが複雑になればなるほど、体制図の完成度が業務全体のスムーズな遂行に直結します。ここではよくある悪い例と、それを改善した良い例を比較しながら解説します。

悪い例の特徴

① 同列に見せたい部署の位置が上下にバラけている
上下に配置されることで、上下関係があるように誤認されがちです。同等の関係性なら水平に配置するのが基本です。配置ミスにより、誤った印象を与えてしまうこともあります。

② チーム内の体制が省略されすぎている
例えば「開発チーム」とだけ書かれ、中の担当者や責任者が不明確な場合、誰に何を聞けばよいのか判断できません。こうした省略は、問い合わせの混乱や責任の所在の不明瞭化につながります。

③ 上司と部下の関係が一目で分からない
線の向きや接続が曖昧だと、誰が誰を管理しているのかが不明瞭になります。体制図においては、視覚的な関係性が最も重要な要素です。

良い例の特徴

・部署間の関係を水平配置で整理し、対等な関係性を明確にしている
・各チームの責任者とメンバーが明示され、業務の分担がわかるようになっている
・上下関係が線と配置で明確に示され、誰が誰に報告するのかが一目でわかるようになっている

これらの違いは、プロジェクトの進行や関係者間の連携に大きな影響を与えます。見やすく、誤解のない体制図は、関係者全員の認識統一に貢献し、業務の円滑な遂行を支える重要な要素となります。

4. 体制図を描く手順

体制図を正確かつ効果的に作成するには、順序立てて情報を整理し、視覚的にわかりやすく構成することが重要です。ここでは、初めて作成する人でも実践しやすいように、体制図の描き方を5つのステップに分けて紹介します。

Step1：目的と対象範囲を明確にする

体制図を何のために作成するのか、その目的をはっきりさせましょう。プロジェクト体制、業務委託先の管理、業務分担の可視化など、目的によって図の内容が異なります。また、対象とする期間や関係者の範囲も決めておくことで、情報の取捨選択がしやすくなります。

Step2：関係者と役割を洗い出す

体制図に含めるべき人物・部署・チームをリストアップし、それぞれの役割や責任を整理します。特に責任者、担当者、支援者などの分類を明確にしておくことで、図の構造がわかりやすくなります。

Step3：上下関係と連携関係を設計する

各メンバー間の上下関係、横の連携関係を整理し、どのように図で表現するかを考えます。一般的に、縦のラインで上下関係を、横のラインで連携関係を示すと視認性が高まります。

Step4：レイアウトと図形の配置

専用の作図ツールやテンプレートを使い、洗い出した情報を図として配置していきます。役職や部署名、個人名は読みやすく記載し、線の接続や位置関係に注意しましょう。線は交差しないようにし、なるべくシンプルな構造にします。

Step5：確認・共有・更新

完成した体制図は関係者と共有し、内容に誤りや漏れがないかをチェックします。実際の運用中に体制が変わることも多いため、定期的な更新を前提として、誰が修正を担当するかも決めておくと良いでしょう。

以上のステップを順番に実行すれば、視覚的に整理された分かりやすい体制図を効率的に作成することができます。

5. 体制図作成ツール

体制図を正確かつ見やすく作成するには、専用の作図ツールを活用するのが効果的です。中でもおすすめなのが、ビジネス現場で高い評価を得ている「EdrawMax（エドラマックス）」です。直感的な操作性と豊富なテンプレートが特徴で、初心者からプロフェッショナルまで幅広いユーザーに支持されています。

EdrawMaxの主な特徴

• 豊富なテンプレートと図形ライブラリ

体制図や組織図に適したレイアウトがあらかじめ用意されており、ドラッグ＆ドロップで簡単に編集できます。部署や役職のアイコン、矢印、連携線なども自由にカスタマイズ可能です。

• 多形式に対応した出力機能

作成した体制図は、PDF・Word・Excel・PPTなどさまざまな形式で出力できるため、会議資料や報告書への転用もスムーズです。クラウド連携によってチーム内での共有も簡単に行えます。

• AIによる図の自動生成機能

最新バージョンでは、文章から自動で図を作成するAIアシスト機能も搭載。構想段階のメモから体制図の草案を素早く作成でき、業務の効率を大きく向上させます。

EdrawMaxは無料体験版も用意されており、気軽に導入可能です。業務効率化やチームの可視化を実現するうえで、体制図作成に最適なツールといえるでしょう。

まとめ

体制図は、プロジェクトや業務における関係者の役割や関係性を明確に示すことで、業務の円滑な遂行と責任の明確化を実現する重要なツールです。組織図との違いを理解し、悪い例と良い例を参考にしながら正しく作成することで、誤解や混乱を防ぐことができます。

また、体制図の作成には適切な手順とツールの活用が欠かせません。特にEdrawMaxのような高機能ツールを用いることで、効率的かつ視認性の高い図を作成できます。無料体験版のあるEdrawMaxを使用し、本記事を参考にして、自社やチームの体制図を見直してみてください。