マインドマップ 知識

【コロナウィルス対策編】リモートワークに優れたツール

リモートワークを役に立つタスク管理ツール

リモートワークというワークスタイルが導入されて、オンラインを介した連携業務が主流になりつつあります。しかしリアルタイムの通話が可能でも、直接対面しない業務は工程管理やチェックが大変です。
今回はリモートワークのやり方に効率さが増すガントチャートと、業務ツールにおすすめのEdarwMindについて紹介します。

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Part 1: リモートワークとは

職場から離れた場所で仕事をするリモートワークは、フリーランスの仕事をしている方でなくても選ばれるワークスタイルになりつつあります。社員やスタッフにとってストレスなく働きやすい環境に近づけるだけではなく、介護や育児に不安を抱える人材にとって理想であることが理由の一つです。ただし、メリット、デメリットについても今後は考えていく必要があるでしょう。

1.1 リモートワークのメリット

リモートワークをすることで、通常の勤務にある通勤時間というものをカットすることが出来ます。そのためリモートワークのメリットと言えば、以下の2つがあります。

● 生産性の向上
● ライフワークの向上

通常の生活時間において仕事に割ける時間は減少しないのに、休憩や自分のために使える時間(ライフワーク)が増加するという一面がリモートワークにあります。高いモチベーションを維持して仕事に専念できるため、仕事への良い影響が多いです。

1.2 リモートワークのデメリット

ネット環境さえ構築できれば始めやすいリモートワークですが、少なからず注意すべきポイントもあります。

● セキュリティの不安
● コミュニケーション不足

自宅でつかっているパソコンを利用することによる情報漏えいやパスワード管理の弱さ、ウイルス対策のクオリティなどをリモートワークをする場合に忘れてはいけません。また、リモートワークをする社員やスタッフの稼働時間が異なるため、綿密な連絡が取れないまま業務が進行する場合も不安の一つです。
リモートワークを始める場合や、仕事を管理する立場にある人は、デメリットをいかにクリアしていくかが求められます。

→関連記事:【コロナ対策編】業務サポート!リモートワークの役割
→関連記事:【コロナウィルス対策編】テレワーク導入の働き方



Part 2: リモートワークにサポートするツール

リモートワークで失敗しないやり方として重要なことは、業務を完遂するためのタスクや期日を明確にすること、タスクの担当者どうしの情報共有をスムーズにすることです。 業務サポートを可能にするツールも出回っていますが、その中でもガントチャートを利用しない手はないでしょう。

2.1 ガントチャートとは

ガントチャート機能

アメリカ人の機械工学者であり経営コンサルタントのヘンリー・ガントによって考案された業務やタスク管理に用いられる表の一種です。業務の各段階を細かくタスクレベルまで明確にしツリー構造でタスク内容や担当者、全体の作業の流れおよび期日・進捗状況を表したものです。
担当する業務に合わせたガントチャートを作成し、チームで共有することで考えられるリスクを最大限に押さえ、連携が取れた仕事を実現することが出来ます。管理業務を行う場合においても、期日に合わせタスク管理や作成をすることでバランスがとれたワークバランスも実現できるでしょう。

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Part 3: ガントチャートを活用してタスク管理する方法

ガントチャートを作成することで理想的なリモートワークの可能性は高まりますが、作成ツールの選定が重要です。マインドマップ作成で知られるEdarwMindですが、ガントチャート作成機能があることをご存知でしょうか?

EdrawMindのガントチャートでタスク管理
● マインドマップで業務の具体化
● 具体化した業務をタスクにする
● 期日や担当者を決める
● タスク管理して進捗チェック

ガントチャートでタスク管理する成否は、業務を達成する場合のタスクを明確にすることに尽きます。EdarwMind一つあれば、ガントチャート作成からタスク管理まで全て可能です。

3.1 マインドマップで業務の具体化

ガントチャート機能

ガントチャートを作成することで理想的なリモートワークの可能性は高まりますが、作成ツールの選定が重要です。マインドマップ作成で知られるEdarwMindですが、ガントチャート作成機能があることをご存知でしょうか?

3.2 具体化した業務をガントチャートにする

ガントチャート機能

EdrawMindのアドバンスツールには、マインドマップをガントチャート化できる機能があります。作成したマインドマップを階層化してタスク管理できる表が時間をかけずに作成可能のです。

3.3 期日や担当者を決める

ガントチャート機能

作成したガントチャートの各項目には、担当や期日を追加することが出来るので確保した人員をバランス良く配置することが出来ます。期日設定でも出来るので、予定した期間内に合わせて業務を徹底することも可能です。

3.4 タスク管理して進捗チェック

ガントチャート機能

作成したガントチャートを元に、それぞれの担当にチェックを入れることで、抜けのない業務サポートが行なえます。タスク完了したものを記載していくことで進行状況も表示されるので、情報共有することで偏りをなくす効果も大きいです。



まとめ

今回はリモートワークのポイントや、ガントチャートを基にしたタスク管理のやり方を紹介しました。直接、他のメンバーと接することが少ないリモートワークでもタスク管理と工程管理ができるガントチャート次第でクオリティが高い業務が期待できます。資料作りや業務サポートに有用なEdrawMindを是非お試しください。

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