Optimisez la gestion de votre coffee shop grâce aux organigrammes

Introduction

Gérer un coffee shop, ce n’est pas simplement préparer du café et servir des viennoiseries. Comme pour toute entreprise, il faut une vraie direction et une structure solide. Cela demande de l’organisation, du planning et de bien savoir qui fait quoi au sein de l’équipe. C’est justement là que le schéma organisationnel devient indispensable.

Cet outil essentiel offre une vue d’ensemble claire et visuelle des rôles et des responsabilités dans votre coffee shop. C’est vraiment incontournable, surtout si votre activité se développe ou en période de forte affluence. Un organigramme bien pensé permet d’éviter les malentendus sur la communication ou les missions de chacun.

Dans cet article, on vous propose de plonger dans l’univers des schémas organisationnels de coffee shop. En plus, un exemple détaillé vous montrera à quoi pourrait ressembler un organigramme efficace adapté à votre établissement.

Comprendre les schémas organisationnels de coffee shop

Comme évoqué un peu plus haut, instaurer une hiérarchie bien définie est crucial pour que tout soit organisé dans votre coffee shop. De cette façon, le personnel saura à qui s’adresser et de qui recevoir les consignes. Jetez un œil à l’image ci-dessous pour vous faire une idée de ce à quoi un schéma organisationnel de coffee shop devrait ressembler.

Cliquez ici pour télécharger et utiliser ce modèle.
*Le fichier emmx doit être ouvert avec EdrawMind.
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Modèle d’organigramme de coffee shop

Dans cet organigramme, vous découvrez tous les postes clés à prévoir pour un coffee shop. Il inclut les chefs, les serveurs, les baristas, les managers et le staff administratif. Voici leurs principales missions :

• Propriétaire : Le propriétaire est le chef d’entreprise. Il prend les décisions importantes, finance le projet et dirige l’ensemble. En général, il garde le dernier mot sur presque tout, en particulier quand les rôles subalternes ont des problèmes à remonter concernant leurs supérieurs directs.
• Administrateur : L’administrateur gère toute la partie administrative, comme la comptabilité ou les salaires, et veille au bon fonctionnement en coulisses. Il peut aussi s’occuper de toutes les démarches à réaliser en dehors du coffee shop, par exemple auprès des organismes publics.
• Manager : Le manager supervise les opérations au quotidien. Il organise les plannings, coordonne l’équipe et s’assure que tout se passe bien.
• Chef : Le chef est responsable du menu principal. Il crée de nouvelles recettes et veille à la qualité des plats proposés.
• Chef pâtissier : Le chef pâtissier s’occupe de toutes les douceurs : il prépare les gâteaux, biscuits et autres pâtisseries.
• Chef boulanger : Le chef boulanger est chargé de tout ce qui concerne le pain : baguettes, bagels, pains spéciaux...
• Plongeur : Le plongeur assure la propreté de la vaisselle et des ustensiles, et contribue à maintenir la cuisine propre. Il peut aussi participer au nettoyage général, mais l’idéal est que chacun mette la main à la pâte pour garder l’établissement impeccable.
• Commis de cuisine : Les commis de cuisine assistent les chefs. Ils préparent les ingrédients, aident à la cuisson et réalisent toutes les tâches confiées par le chef.
• Caissier : Le caissier gère les encaissements. Il prend les commandes, encaisse le paiement et accueille souvent les clients en premier.
• Serveur : Le serveur s’occupe du service en salle. Il prend les commandes, sert les plats et les boissons, et veille à la satisfaction des clients. L’exemple d’organigramme place un serveur sous un autre serveur, ce qui ne veut pas forcément dire qu’il y a une hiérarchie, mais vous pouvez constituer une équipe avec un chef de rang si besoin.
• Barista : Le barista est le pro du café. Il prépare les boissons, réalise les spécialités et fidélise les amateurs. Comme pour les serveurs, vous pouvez désigner un barista principal si nécessaire.

1. Fonctionnement de l’organigramme

Comme présenté sur l’organigramme, le propriétaire est tout en haut de la hiérarchie, suivi par l’administrateur. Le manager, qui pilote les opérations quotidiennes, doit rendre compte à l’un ou l’autre, notamment pour les progrès ou difficultés des membres de l’équipe.

Le manager est le seul à être directement relié aux dirigeants. Le chef, les serveurs et les baristas doivent faire leur retour quotidien. Le plongeur et les commis de cuisine relèvent directement de leur chef attitré, tandis que les chefs pâtissier et boulanger rendent compte au chef principal. Le caissier, lui, communique aussi directement avec le manager.

Mais pour former une équipe soudée, il faut privilégier un bon climat. Cela veut dire que chacun doit pouvoir échanger librement avec ses collègues au quotidien. Pour les sujets officiels, suivre l’organigramme reste la méthode la plus fiable.

2. Les schémas organisationnels de coffee shop

Tout organigramme de coffee shop doit au minimum inclure les éléments suivants :

• Équipe managériale/administrative : Pour une nouvelle enseigne, le propriétaire peut assurer cette fonction. Il est essentiel d’avoir un référent auprès duquel l’équipe peut remonter les infos chaque jour.
• Équipe cuisine/production : Un bon coffee shop doit proposer des produits de qualité. D’où l’importance d’engager un chef ou un barista compétent pour garantir le niveau de vos plats et boissons.
• Équipe service/accueil : Les clients ne viennent pas préparer leur café eux-mêmes. Les baristas font partie de l’équipe de première ligne, car ils préparent les boissons devant les clients et sont souvent leur premier contact. Dans certains coffee shops, le barista assure aussi la caisse.

Un bon organigramme fournit donc la base pour fédérer votre équipe. Pensez à adapter les postes selon les besoins de votre coffee shop.

Créer un organigramme de coffee shop avec EdrawMind

Wondershare EdrawMind est un outil de création de diagrammes très flexible, parfait pour réaliser l’organigramme de votre coffee shop. Facile à prendre en main, l’interface est intuitive. Il offre de nombreuses fonctionnalités pratiques pour organiser votre activité, et il ne s’arrête pas là : vous pouvez aussi l’utiliser pour suivre la progression de votre équipe ou fixer des objectifs.

1. Découvrir les fonctionnalités clés

EdrawMind intègre de nombreuses options intéressantes à exploiter. Passez-les en revue ci-dessous et testez le programme pour simplifier votre organisation au quotidien.

• Modèles préformatés : EdrawMind propose plein de modèles prêts à l’emploi et esthétiques. Pratique pour se lancer rapidement dans la création de votre schéma. Découvrez aussi la MindMap Gallery pour accéder aux modèles réalisés par d’autres entrepreneurs.
• Interface glisser-déposer : Vous pouvez ajouter des photos, des vidéos et des éléments qui rendent vos organigrammes plus vivants et détaillés. Ajoutez aussi les portraits de vos responsables ! Servez-vous du glisser-déposer d’EdrawMind.
• Toile illimitée : Profitez d’une toile quasiment infinie pour votre timeline. Cela permet de structurer une organisation vraiment précise.
• Zoom et déplacement : Dès que votre coffee shop grandit, il y aura plus de rôles et de responsabilités : naviguer dans l’organigramme devient plus compliqué. EdrawMind propose le zoom et le déplacement pour scruter tous les détails de votre schéma organisationnel.
• Import et export faciles : Une fois votre organigramme réalisé, exportez-le au format Microsoft Office ou importez des fichiers depuis d’autres applications. Imprimez-le pour l’afficher au bureau.
• Collaboration et partage : EdrawMind encourage le travail d’équipe et permet de collaborer et partager en temps réel avec vos associés ou partenaires.

2. Créer un organigramme de coffee shop avec EdrawMind

Voici les étapes à suivre pour créer l’organigramme de votre coffee shop avec ce programme. L’exemple qui suit est idéal si vous ouvrez tout juste votre café.

Étape 1 : Téléchargez et installez EdrawMind depuis le site officiel.

Étape 2 : Sur la page d’accueil du programme, cliquez sur Org Chart.

Étape 3 : Double-cliquez sur les cases de texte pour modifier leur contenu. Par exemple, le propriétaire sera tout en haut, puis le chef principal, le manager et le chef barista.

Étape 4 : Pour ajouter des rôles en sous-ordre sous le chef principal, le manager ou le chef barista, sélectionnez la case du poste et cliquez sur Sous-section dans la barre d’outils supérieure.

Étape 5 : Modifiez alors les nouvelles cases. Personnalisez l’apparence et le style de votre carte mentale avec les outils du panneau latéral droit.

Conseils pour créer un organigramme de coffee shop efficace

Pour construire un organigramme efficace dans votre coffee shop, il faut penser au-delà de la simple liste des fonctions. Il s’agit de bien planifier et d’organiser stratégiquement votre équipe. Voici quelques conseils concrets pour optimiser votre schéma :

• Définissez clairement chaque poste et ses responsabilités : Un organigramme précis, où chaque membre connaît ses missions, évite les malentendus et permet à chacun de savoir à qui s’adresser pour les consignes.
• Gardez de la flexibilité : Un organigramme performant doit évoluer avec votre coffee shop. N’hésitez pas à le modifier au fur et à mesure de la croissance ou des transformations de votre activité. Créez des nouveaux postes ou ajustez ceux déjà existants.
• Assurez une bonne circulation de l’information : Votre organigramme doit faciliter la communication dans l’équipe. Il doit indiquer clairement les liens hiérarchiques pour que chaque salarié sache vers qui se tourner en cas de question ou de proposition.
• Mettez à jour régulièrement : Pensez à réviser périodiquement votre organigramme. Quand l’équipe évolue ou que les missions changent, il est essentiel qu’il reflète la réalité du moment.
• Rendez-le visuel et accessible à tous : Un bon organigramme doit être facile à lire et à comprendre. Utilisez des couleurs ou des formes pour différencier les services et assurez-vous qu’il soit accessible à tout le monde – affiché au bureau ou partagé en ligne.

Conclusion

Retenez qu’un schéma organisationnel dans un coffee shop est un outil indispensable. Il permet de bien répartir les responsabilités et de clarifier les rôles de chacun, ce qui facilite la gestion quotidienne et le reporting.

Et puisque votre entreprise évolue, votre organigramme doit pouvoir s’adapter en continu. Cette flexibilité garantit que personne ne soit perdu et optimise l’efficacité opérationnelle.

Avec EdrawMind, créer un schéma organisationnel de coffee shop devient ultra simple. Lancez-vous et découvrez comment cet outil peut vraiment améliorer l’organisation de votre café dès aujourd’hui !