Cómo Usar Mapas Mentales para Mejor Gestión de Reuniones
Cuando se trata de una reunión, la mayoría del personal de la oficina resuena que les desagradan sus tediosas reuniones diarias en el lugar de trabajo. Las reuniones se consideran una pérdida de tiempo para la mayoría de los empleados. Entonces, para un organizador de una reunión, siempre tienen problemas sobre por qué las reuniones siempre son criticadas y cómo gestionar una reunión efectiva sin ser insatisfactorio.
Es cierto que buscar una herramienta útil para gestionar una reunión de alto rendimiento es una misión urgente. En este momento, los mapas mentales, como herramientas de productividad, parecen ser una gran idea para ilustrar la gestión de reuniones. Ahora discutiremos cómo usar los mapas mentales para una mejor gestión de reuniones con una herramienta gratuita de mapeo mental: Edraw MindMaster.
¿Qué es una Reunión Efectiva?
En una reunión, puede encontrar un escenario interesante en el que algunos asistentes se sentaron a dormitar, otros jugaron con sus teléfonos inteligentes, pero rara vez se concentraron en la reunión. En esas circunstancias, es obvio que las reuniones no son lo suficientemente efectivas para que las personas se concentren con paciencia. Desde nuestra perspectiva, una reunión efectiva debe poseer esas características obvias como sigue.
- Preparación Adecuada – Una reunión efectiva debe tener un plan alternativo B, plan C e incluso plan D, etc. en caso de urgencias y accidentes.
- Control de Tiempo Razonable – Aprende de un exitoso programa de charlas de limitación de tiempo - TED, los organizadores deberían adelantar un rango de tiempo para los presentadores.
- Agenda de Reuniones Lógicas - Se debe crear concisamente una agenda de reuniones basada en el tiempo y la tarea. No solo se debe enfatizar la parte de la reunión, sino también planificar algunas partes de Q&A y de juego para el compromiso.
- Arreglo Orientado a los Resultados – Se requiere un arreglo orientado a los resultados para organizar centrándose más en lo que ganan los asistentes y los resultados de la reunión en lugar de perder tiempo, pero no resultados.
- Gestión de Proceso de Plan de Acción – El plan de acción o el plan de ejecución tiene como objetivo monitorear el proceso de la agenda de su reunión. Proporciona soporte de datos y ayuda a controlar el procedimiento de la agenda.
¿Por qué Usar Mapas Mentales para Administrar una Reunión?
Los mapas mentales, como herramientas de productividad, son ampliamente utilizados en los campos comerciales para analizar la estrategia comercial, el cronograma de planificación, la gestión de reuniones de tareas, etc. Con las características del tema enfocado rodeado de diferentes categorías de inspiraciones e ideas, es la herramienta adecuada para gestionar mejor encuentro. Los mapas mentales de reuniones reúnen visualmente las ideas, la agenda y el plan de acción y anotan todo el proceso de la reunión en una página ilimitada. Ahora deberíamos encontrar los pasos para usar Edraw MindMaster para crear un mapa mental efectivo para reuniones.
Usa Mapas Mentales para una Mejor Gestión de Reuniones
1. Haz una Lista de Preparación para la Reunión
Antes de planificar una reunión, los organizadores deben hacer varias preguntas para establecer el tono y la nota clave de la reunión. Los mapas mentales permiten a los planificadores organizar la situación de fondo para una reunión y preparar diferentes planes antes de las reuniones.
La lista de Preparación como un tema fundamental debe colocarse en el centro de un mapa mental y debe ramificarse para explorar más a fondo. Y los componentes de una lista de preparación contienen los propósitos de organizar la reunión, los resultados esperados y la coordinación con los asistentes, oradores y otro personal y el plan B si se encuentran con accidentes como cancelar y retrasar, etc.
2. Establezca la Agenda de la Reunión
Establecer la agenda de la reunión es una de las tareas más importantes para los organizadores de la reunión, ya que puede influir en el efecto total de la reunión. Para los participantes de la reunión, la agenda de una reunión muestra una estructura general de la reunión y tiene como objetivo mantener la reunión sin problemas. En particular, para un mapa mental de reunión, cada ítem de una agenda se puede agregar como una rama bajo el tema de la agenda. Con Edraw MindMaster, puede insertar un grupo de etiquetas y asignar personal relacionado para que sea responsable de cada parte y agregue una restricción de tiempo para cada enlace de la agenda.
3. Disposición de Reuniones
El arreglo de la reunión consiste en el arreglo del personal, el arreglo del asiento y el arreglo del presentador. Por ejemplo, al organizar el personal, debe asignar los líderes para diferentes grupos y dar instrucciones solo a esos líderes. El mapa mental de la disposición del personal es intuitivo para conocer al líder directamente responsable de cada elemento, lo que hace que sea más fácil encontrar la opción correcta. Luego se trata de organizar el asiento, ya que siempre es el origen de la disputa, mapas mentales para plan de asiento muestra el respeto a cada miembro con un plan. Además, los mapas mentales de arreglo de presentadores enfatizan más en la selección del presentador y su secuencia y restricción de tiempo.
4. Registrar una Reunión
Los mapas mentales de reuniones funcionan mejor que las herramientas comunes para tomar notas, ya que son más intuitivos para recordar la memoria si omiten algunos puntos. En detalle, para los grabadores del minuto, si están familiarizados con los accesos directos de las herramientas de mapas mentales, no perderán mucho tiempo en operar con el mouse. También pueden anotar en cualquier lugar del área en blanco para una mayor exploración. Después de la reunión, los grabadores podrían arrastrar y soltar las ideas en diferentes sucursales con total libertad para reestructurar los minutos de la reunión y hacerlos completos.
En conclusión, todo el proceso de gestión de la reunión podría organizarse y organizarse con una herramienta efectiva de mapeo mental: Edraw MindMaster. Es gratis para ti tener una prueba de mapeo mental y disfrutar de una mejor gestión de reuniones.
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