Hoy en día, la mayoría de organizaciones y sectores corporativos prefieren contratar a personas que puedan realizar múltiples tareas a su cargo. Como jefe de proyectos, incluso si realizas varias tareas a la vez, puede resultar un desafío gestionar todo personalmente, especialmente cuando tienes múltiples responsabilidades. Aquí es donde un administrador de tareas con IA resulta de gran ayuda.
Mientras buscas, es posible que encuentres algún administrador de tareas basado en IA en el mercado, pero no puedes confiar en ellos hasta que estés familiarizado con las funciones que ofrecen. Este artículo presenta aspectos clave a tener en cuenta al elegir una herramienta de gestión de tareas desarrollada por IA y enumera algunos de los mejores gestores de tareas de IA de los que beneficiarse en 2024 y en adelante.
En este artículo
Parte 1. ¿Qué debes buscar en un administrador de tareas de IA?
Seleccionar un gestor de tareas fiable requiere tener en cuenta algunos factores, como las funciones, la navegación, la integración, las opiniones de los usuarios y el precio.
- Características: Lo primero que debes tener en cuenta en un administrador de tareas son sus características. Asegúrate que ofrece las funciones que necesitas. Entre ellas figuran el seguimiento de actualizaciones en tiempo real, la programación y los recordatorios inteligentes, el análisis de datos y la automatización de tareas.
- Navegación: Una buena herramienta debe ofrecer una navegación sencilla, lo que significa que los usuarios de todos los niveles puedan usarla fácilmente. Por lo tanto, utiliza siempre un programa con una interfaz fácil de usar.
- Habilidades de integración: Un administrador de tareas debe poder integrarse con otras aplicaciones o herramientas, como aplicaciones de calendario, aplicaciones de correo electrónico u otras plataformas. Estas integraciones añaden un valor extra a la fiabilidad de la herramienta que quieras elegir.
- Reseñas de usuarios: La forma más clara de saber si una herramienta merece la pena o no es consultar los comentarios de los usuarios en distintas plataformas, como Capterra, G2, Trustpilot, Product Hunt, etc.
- Precio: Es otro factor clave a tener en cuenta a la hora de seleccionar un posible gestor de tareas. Si bien el precio no debería ser tu principal preocupación, elegir un administrador de tareas económico con funcionalidades útiles siempre es una buena idea.
Parte 2. Los 5 mejores administradores de tareas basados en IA
Ahora ya estás familiarizado con cómo seleccionar un administrador de tareas perfecto. Exploremos diferentes herramientas para ver cómo pueden ayudarte a gestionar diversas tareas.
1. EdrawMind
La IA de EdrawMind es un administrador de tareas eficiente desarrollado por IA creado por Wondershare, una empresa tecnológica líder. Millones de personas en todo el mundo han estado utilizando este programa desde hace tiempo. Te ayuda a automatizar diversas operaciones comerciales, como el análisis de negocios, la toma de notas y la colaboración efectiva en tiempo real. Además, esta herramienta te ayuda a generar nuevas ideas y hacerlas realidad de manera eficaz.
Características
- Te permite colaborar con los miembros de tu equipo en tiempo real.
- Hace que el análisis de negocios sea divertido y fácil.
- Tomar notas es una de las cosas más importantes para completar tareas de manera efectiva, y EdrawMind te lo pone fácil.
- Otra característica clave de este programa es la de realizar presentaciones atractivas y fáciles de entender.
- La lluvia de ideay la redacción son dos funcionalidades más de las que puedes beneficiarte.
Calificación G2: 4,5/5 (Más de 2360 reseñas)
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Impulsado por IA
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- Una comunidad de más de 30 millones de usuarios.
- Soporte multiplataforma.
- Soluciones de análisis de negocios con un solo clic.
A la gente no le gusta por
- Es posible que tengas que iniciar sesión cada vez que abras la herramienta porque se desconecta cuando la cierras.
Precios
- Ofrece una prueba gratuita para principiantes.
Calificación G2: 4,5/5 (Más de 2360 reseñas)
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«Para nuestra empresa, la característica más importante era la posibilidad de trabajar en un mapa de forma colaborativa. No pudimos encontrar ningún otro programa que nos permitiera trabajar en tiempo real».
— —Comentario verificado por parte de Capterra de Anthony R., jefe de proyecto.
Calificación
- G2: 4,6 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
- Capterra: 4,5 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
Calificación G2: 4,5/5 (Más de 2360 reseñas)
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Es más conocido por reunir tus herramientas, miembros del equipo y tareas. Trello mantiene todo en el mismo lugar, incluso si tu equipo no está presente bajo un mismo techo. Permite organizar todos los proyectos y material relacionado en diferentes tableros. Esta herramienta te permite encontrar información variada, como quién está trabajando en un proyecto y cuál es su progreso.
Características
- Esta herramienta utiliza listas, tarjetas y tableros para administrar tus proyectos.
- Permite establecer plazos para cada tarea.
- Tienes la opción de añadir archivos adjuntos.
- Puedes integrar Trello con otras aplicaciones que tu equipo ya usa, como Dropbox, Gmail, Firefox, Jotform, entre otras.
- Admite más de 20 idiomas regionales.
A la gente le gusta por
- Admite automatización sin código para cada tablero de Trello.
- Esta herramienta mantiene tu información privada 100 % protegida.
- Las empresas líderes del mundo, incluidas Zoom, Visa, Coinbase, John Deere, entre otras, confían en nosotros.
A la gente no le gusta por
- Para obtener una funcionalidad mejorada, es posible que tengas que depender de integraciones de terceros.
- Las opciones de personalización son limitadas cuando los equipos necesitan flujos de trabajo más personalizados.
- Funciones en línea limitadas.
Precios
- Hay disponible una prueba gratuita.
- Plan estándar: 5 dólares al mes por usuario.
- Plan Premium: 10 dólares al mes por usuario.
- Plan Empresarial: Desde 17,50 dólares al mes por usuario.
Lee comentarios de usuarios reales
«Trello cuenta con opciones increíbles, lo que nos ha permitido mejorar el tiempo que tardamos en desarrollar y supervisar nuestros proyectos.»
— —Comentario de G2 verificado de Roberto A., desarrollador web.
Calificación
- G2: 4,4 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
- Capterra: 4,5 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
3. ClickUp
¿Quieres potenciar la productividad a la hora de gestionar tus proyectos? Quédate con ClickUp. Incluso si tu equipo está a una distancia considerable, puedes hacer que trabajen codo con codo con esta herramienta. Ofrece una imagen cristalina de todo el proyecto para ayudarte a entender qué está pasando exactamente, en cuánto tiempo puede entregarse un proyecto y mucho más.
Características
- Ofrece más de 15 vistas, como tableros Kanban, líneas de tiempo, calendarios y más.
- La función de estimación y seguimiento de tiempo facilita la reevaluación de precios y flujos de trabajo.
- Permite crear plantillas para todos los procesos repetitivos con el fin de ahorrar tiempo.
- Este programa se integra perfectamente con otras aplicaciones de terceros, incluidas, entre otras, GitHub, Slack, Webhooks, Google Drive, One Drive, Outlook y Google Calendar.
- Funciona sin problemas en dispositivos Android, iOS, Mac y Windows.
A la gente le gusta por
- Atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana (alta capacidad de respuesta).
- 99,9 % de tiempo de actividad
- Actualizaciones semanales
- Su uso es totalmente seguro.
A la gente no le gusta por
- La asistencia telefónica no está disponible. Solo hay disponible un chat y un correo electrónico.
- ClickUp tiene una curva de aprendizaje pronunciada.
- La navegación puede resultar problemática cuando se realiza el seguimiento de equipos grandes, con cientos o miles de miembros.
Precios
- Está disponible una versión de prueba gratuita para siempre.
- Plan ilimitado: 10 dólares al mes por usuario.
- Plan de negocios: 19 dólares al mes por usuario.
- Plan Empresarial: Precios personalizados.
Lee comentarios de usuarios reales
«En mi opinión, es mucho mejor que Devops y más adaptable que las herramientas tradicionales. Y supongo que no solo es cosa mía; el equipo también se sintió lo bastante cómodo como para que incluso empezáramos a utilizarlo en las revisiones».
— —Comentario verificado en Capterra de Gabriel C., gerente operativo.
Calificación
- G2: 4,7 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
- Capterra: 4,6 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
4. Asana
Esta herramienta está considerada como una de las plataformas de gestión del trabajo líderes a nivel mundial. Asana tiene la capacidad de ayudarte en diversas operaciones de gestión empresarial. En lo que respecta al marketing, te ayuda a optimizar la gestión de campañas, administrar calendarios editoriales e impulsar la producción creativa. Además, este administrador de tareas desarrollado por IA es igualmente beneficioso para operaciones, desarrollo de productos, TI y otros procesos.
Características
- Este administrador de tareas te permite comunicarte de manera efectiva con mensajes de video.
- Se puede integrar con más de 300 aplicaciones, incluidas Gmail, Word, Slack, Zoom, entre otras.
- Te envía notificaciones automáticas cuando es tu turno. Esto sucede cuando se añaden dependencias de tareas.
- Puedes asignar tareas a 20 proyectos a la vez con Asana.
- Esta herramienta de gestión de tareas te permite asignar una tarea a varias personas.
A la gente le gusta por
- Grandes empresas, como Merck, Toto, Amazon, McKesson, Johnson n Johnson y Dell, confían en Asana.
- Protege completamente los datos de tu negocio.
- Te proporciona más responsabilidad y claridad.
A la gente no le gusta por
- El seguimiento de tiempo integrado no está disponible en Asana.
- Puede que a los nuevos usuarios les resulte difícil utilizarlo.
- Las opciones de importación y exportación son limitadas.
Precios
- Plan Personal: 0 dólares para siempre
- Plan de inicio: 10,99 dólares al mes por usuario.
- Plan avanzado: 24,99 dólares al mes por usuario.
Lee comentarios de usuarios reales
«Asana es una potente herramienta de gestión de tareas. Ofrece a cualquier persona una excelente visión del proyecto, su progreso y cualquier conversación que pueda haber ocurrido entre los miembros del equipo relacionada con las tareas/subtareas».
— —Comentario de G2 verificado de Pallav V., director de ingeniería.
Calificación
- G2: 4,4 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
- Capterra: 4,5 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
5. Notion
¿Buscas un lugar de trabajo digno para convertir tus ideas en realidad? Notion será tu socio de referencia en este viaje. Tanto si trabajas en el departamento de ingeniería, desarrollo de productos, RRHH, operaciones o marketing, esta herramienta será siempre tu mejor administrador de tareas. En pocas palabras, es un administrador de tareas perfecto para empresas pequeñas y grandes.
Características
- Puedes crear tareas y establecer plazos con un calendario.
- La interfaz dinámica permite a los usuarios cambiar entre diferentes vistas, como listas, calendarios, tableros Kanban y más.
- Permite que varios usuarios trabajen en el mismo documento a la vez y colaboren simultáneamente.
- Puedes añadir enlaces, imágenes y texto para que el entorno sea adaptable.
- Te permite crear las bases de datos personalizadas más adecuadas a tus necesidades.
A la gente le gusta por
- Las marcas líderes del mundo, como General Electric, Toyota, Figma, Amazing, Nike, Pinterest y Uber, confían en Notion para gestionar proyectos.
- Admite varios idiomas, incluidos portugués, inglés, japonés, coreano, español, francés, entre otros.
- Se puede integrar con otras herramientas, como Slack, Asana, Jira, GitHub, Gitlab, Zapier, Google Drive, entre otras.
A la gente no le gusta por
- La dificultad de adaptación es mayor.
- Este programa tiene una funcionalidad fuera de línea limitada.
- Los nuevos usuarios pueden tratar de complicar en exceso el puesto de trabajo con un elevado número de enlaces, visualizaciones y bases de datos.
Precios
- Está disponible una demostración gratuita.
- Plan Plus: 8 dólares al mes por usuario
- Plan de negocios: 15 dólares al mes por usuario
- Plan empresarial: Precios personalizados.
Lee comentarios de usuarios reales
«La forma en que lo usábamos en la nueva empresa en la que colaboraba a distancia era una especie de lugar de trabajo completo con todos los documentos y diversas funciones y proyectos que teníamos cargados allí».
— —Comentario verificado en Capterra de Haimi T., analista de mercado.
Calificación
- G2: 4,7 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
- Capterra: 4,7 sobre 5,0 (a fecha de junio de 2024).
En resumen
Un administrador de tareas de IA te permite gestionar operaciones complejas y manejar múltiples responsabilidades simultáneamente de manera muy sencilla. Como resultado, los usuarios pueden gestionar las operaciones empresariales como nunca antes, lo que permite obtener una mayor productividad y eficiencia.
Hoy en día se han introducido en el mercado una serie de gestores de tareas. Consulta el artículo anterior para decidir cuál es el más adecuado. En este artículo se han presentado los cinco mejores gestores de tareas basados en IA para ayudar a los jefes de proyecto y otros profesionales en sus operaciones rutinarias gracias a la automatización eficaz de sus tareas.
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